Molti di noi sono stati lì… cercando di tenere la testa bassa mentre il capo decide che qualcuno deve organizzare la festa di Natale dell'ufficio, solo per vedere il suo sguardo cadere su di noi e dichiarare "sei lì, sei stato bravo ad organizzare il caffè corri la scorsa settimana, devi mettere il tuo talento alla festa di Natale dell'ufficio!" Dopo un gemito interno, accetti, e poi inizia la vera sfida: da dove inizi? Segui i passaggi seguenti e dovresti avere tutto cucito in un attimo!
Passi
Passaggio 1. Decidi dove vuoi organizzare la festa
Lo terrete nei vostri uffici o in una sede esterna. La tua decisione dipenderà principalmente dal tuo budget e dal numero di partecipanti (non chiedere ancora quante persone stanno arrivando, poiché ciò potrebbe diventare complicato. Invece, supponi che vengano tutti e usa quel numero come punto di partenza, anche se questo è un buon momento per decidere se le date sono invitate). Le tue principali opzioni esterne sono elencate di seguito e un rapido google dovrebbe aiutarti a trovare eventi e luoghi nella tua zona:
- Assumere uno spazio e pianificare da soli tutta l'organizzazione del catering/intrattenimento/bar. Per eventi più grandi, questo potrebbe essere qualcosa di grandioso, come un hotel di lusso o un edificio iconico che è stato rinnovato per tali eventi. Per eventi più piccoli, potresti cercare sale per feste da pub e sale del villaggio.
- Assumere uno spazio e una società di gestione per creare un evento per te.
- Iscriversi a un evento esclusivo - dove il luogo ha deciso le scelte a tema/catering e puoi affittare l'intero spazio per la tua festa.
- Partecipare a una delle tante feste condivise organizzate in tutto il paese è simile a un evento esclusivo, con l'eccezione che condividerai lo spazio con altre organizzazioni.
- Portare la squadra fuori per un delizioso pranzo di Natale seguito da un drink. Non è una festa in sé, ma può certamente lasciare tutti in uno spirito festivo!
Passaggio 2. Fissa una data
Vuoi farlo il prima possibile. Anche con molto preavviso è davvero difficile fissare un piccolo gruppo di persone a una data fissa, quindi immagina quanto sarà difficile se lo fai con solo un paio di settimane dalla fine o con un gruppo numeroso!
- La soluzione migliore è scegliere alcune date che funzionano per te e il luogo che hai scelto e poi chiedere alle persone di votare le loro opzioni preferite.
- Una volta ottenuto il risultato, prima di annunciarlo alla tua squadra, assicurati di poter prenotare la sede. Non vuoi annunciare il risultato solo per scoprire che il locale non è più libero.
Passaggio 3. Invita gli ospiti
Con il luogo assicurato, è il momento di annunciarlo alla squadra. Invia un'e-mail "Save the Date" e segui gli inviti formali circa un mese prima della festa, quando hai tutti i dettagli. Oppure, se hai tutte le informazioni di cui hai bisogno, non c'è tempo come il presente per far uscire quegli inviti!
Non dimenticare di far sapere alle persone se i loro partner sono invitati o meno: ti risparmierà un sacco di domande in seguito
Passaggio 4. Scegli il tema
Se ti unisci a una festa condivisa, puoi saltare questo passaggio perché sarà stato deciso per te, lo stesso vale per le feste esclusive (ma non preoccuparti, questi eventi possono comunque essere spettacolari). Pensa a temi come "sotto il mare" o "negozio di caramelle". Se scegli tu stesso il tema (o insieme a un organizzatore di eventi), allora è il momento di divertirti un po'! La tua immaginazione è il limite, ma ecco alcune idee per far fluire i succhi:
- Paese delle meraviglie invernale
- Ghiaccio bollente
- Rosso bianco
- Colorami brillante
- Ballo in maschera
- Qualsiasi dei decenni
- Serata film
- Una volta scelto il tema, scrivi un elenco di tutte le decorazioni e gli oggetti di scena di cui avrai bisogno e preparati per un giro di shopping gigantesco!
Passaggio 5. Scegli le opzioni alimentari
2-3 mesi prima dell'evento, dovresti iniziare a pensare al catering. Ora, se partecipi a una festa condivisa o a una festa esclusiva, non avrai molto da fare (tranne forse far circolare le opzioni del menu e raccogliere le risposte). Se, invece, stai organizzando tu stesso l'evento, allora hai un piccolo compito davanti a te!
- La prima cosa che dovresti fare è scoprire se ci sono requisiti speciali per il cibo; sono presenti vegetariani, vegani, allergici ecc.? Se è così, assicurati di avere opzioni anche per loro!
- Se decidi di assumere dei ristoratori, il tuo lavoro sarà un po' più semplice. Possono presentarti la scelta del menu e devi solo scegliere con cosa vuoi andare.
- Se stai facendo tutto da solo, allora devi iniziare a scrivere liste del cibo che vuoi servire (a buffet sarà l'opzione più semplice), stilando liste della spesa di quello che ti servirà e vedendo se riesci a legare in alcuni aiutanti per preparare tutto!
- Una volta che hai la tua lista, è probabilmente più facile ordinare online e fartela consegnare direttamente al tuo locale. I supermercati sono ottimi per questo e spesso hanno offerte per aiutarti a risparmiare pochi centesimi!
Passaggio 6. Decidi le bevande
Anche in questo caso, se partecipi a un evento condiviso o esclusivo, molto probabilmente questo sarà incluso nel tuo pacchetto. Ma in caso contrario, devi iniziare a capire quanto ti serve e da dove lo otterrai!
- Una regola generale è quella di consentire 2 drink per ospite per la prima ora della festa, e poi un drink all'ora dopo.
- Se offri vino da tavola, è generalmente considerato corretto consentire 2 bicchieri (mezza bottiglia) a persona.
- Non preoccuparti di soddisfare tutti i gusti; va bene scegliere solo alcune bevande alcoliche diverse - le persone sono generalmente meno esigenti su ciò che bevono quando è gratis e ti farà risparmiare un sacco di mal di testa!
- Non dimenticare bevande analcoliche e acqua - non solo ci saranno persone che non vogliono o non possono bere alcolici, ma devi anche assicurarti che gli ospiti che bevono alcolici lo facciano in sicurezza - e questo significa avere accesso anche a bevande analcoliche.
Passaggio 7. Pianifica l'intrattenimento per la sera
Può darsi che la sede lo stia allestendo per te, ma in caso contrario dovrai organizzarlo tu stesso. Almeno vuoi assicurarti di avere musica con cui ballare la gente (e questo è un intrattenimento sufficiente per la maggior parte delle persone), ma se hai tempo e spiccioli nel budget, allora potresti aggiungere intrattenimento come:
- Tavoli del casinò
- Broncos sgroppanti
- maghi
- acrobati
- Giochi di gruppo come il gigante Jenga e il gigante Twister
- Photobooth (con divertenti oggetti di scena!)
