Se sei in affari o a scuola che richiede di lavorare con più clienti o progetti, un sistema di archiviazione adeguato è fondamentale. Esistono diversi metodi per archiviare i documenti, ma alla fine il tuo sistema dovrebbe riflettere le tue esigenze. Il modo migliore per prepararsi a un sistema efficiente è riservare un paio di giorni per lavorare esclusivamente sull'organizzazione.
Passi
Metodo 1 di 3: Preparazione per un nuovo sistema di archiviazione
Passaggio 1. Raccogli tutti i tuoi materiali
È necessario compilare tutti i documenti prima di tentare di configurare un sistema adeguato. Passa attraverso tutte le posizioni in cui potresti avere scartoffie e mettile tutte in una pila. Dedica del tempo per assicurarti di poter contabilizzare correttamente tutto il lavoro attivo e inattivo che hai.
- Pianifica in anticipo liberando uno spazio sul tavolo per lavorare sui tuoi documenti.
- Se stai adattando i documenti di qualcun altro in un nuovo sistema di archiviazione, rimuovi tutti i documenti dal sistema attuale. Sarà meglio per te gestire tutti i documenti e prepararti per un nuovo sistema.
Passaggio 2. Passare attraverso tutti i documenti
Questa è la parte difficile del processo, ma è anche un passaggio cruciale per organizzarsi. Separare tutti i file in base a cosa sono, ad esempio estratti conto, fatture della carta di credito e rate del mutuo. Può sembrare noioso, ma esamina ogni documento nella tua pila per determinare con cosa stai lavorando.
- Non è necessario leggere ogni documento, ma una breve panoramica ti aiuterà.
- I post-it sono utili per contrassegnare documenti importanti su cui sai che dovrai dedicare del tempo.
Passaggio 3. Imposta le pile
Quando inizi a riordinare i tuoi documenti, sarebbe utile tenere insieme i documenti correlati. Puoi mettere tutti i documenti relativi al client "Nickelback" in una pila. Un altro esempio è accumulare il lavoro in base ai mesi.
- Avere un senso dell'ordine cronologico potrebbe essere utile per le tue esigenze di archiviazione.
- Stabilisci le priorità mentre svolgi le pratiche burocratiche. Quando vedi carte che sono eccezionalmente importanti, mettile in cima alla rispettiva pila.
Passaggio 4. Riduci come meglio credi
Un altro mucchio che puoi creare è il mucchio della spazzatura. Non è necessario buttare via una pila di scartoffie, ma dovresti separare le carte non importanti dalle altre pile. Potresti anche creare una pila varia in cui potrebbero andare le carte casuali.
Se sei sicuro al 100% di non aver bisogno di documenti e non puoi tracciare un collegamento praticabile ad altri documenti, scartali. Verifica con i tuoi superiori se ti è permesso buttare via qualcosa prima di continuare con qualcosa
Passaggio 5. Utilizzare le cartelle manila
Mantieni le cose semplici per te stesso usando cartelle manila economiche. Ciò non danneggerà i tuoi fondi e ti consentirà di eseguire qualsiasi sistema di archiviazione desideri. Puoi ottenere un pacchetto di cartelle manila da qualsiasi negozio di forniture per ufficio.
Passaggio 6. Trasferisci le tue pile
Usa le pile che hai stabilito in precedenza per fungere da guida per le tue cartelle. Assicurati che anche il contenuto di ogni cartella sia organizzato. Puoi organizzare i contenuti di un file in base all'importanza di ciascun documento o in base alla cronologia.
- Evita di organizzare il contenuto di un file in base all'alfabeto. L'organizzazione alfabetica funziona in modo più efficiente per organizzare gruppi di file.
- Posiziona le cartelle manila in uno schedario mentre riempi le cartelle.
Metodo 2 di 3: creazione di un sistema adatto a te
Passaggio 1. Utilizzare un sistema di archiviazione alfabetico
Un sistema di archiviazione alfabetico funziona bene quando è necessario recuperare nomi di persone, clienti, autori, nomi di film, libri o così via. Se si utilizzano termini facili da recuperare, un sistema di archiviazione alfabetico è spesso il sistema più semplice da utilizzare.
- Il modo migliore per archiviare e recuperare i file è etichettare ogni file. Le cartelle Manila hanno una scheda aggiuntiva progettata per etichettare i file che semplificheranno il processo di recupero.
- Se gestisci i clienti, è più efficiente mettere in ordine alfabetico per cognome.
- Se hai molti file, considera la possibilità di creare sezioni di lettere per aiutarti a organizzare. I divisori di sezione sono grandi e contengono semplicemente una lettera. Puoi anche dividere le lettere in coppie come "A-D" o "F-K".
Passaggio 2. Utilizzare un ordine topico
Quando lavori o studi in una varietà di aree tematiche, un argomento o un ordine di argomenti può essere un modo molto utile per recuperare informazioni. Ad esempio, se studi giurisprudenza, potresti avere intestazioni di materia contrattuale, diritto costituzionale, illeciti civili, diritto amministrativo, diritto internazionale ecc.
- Il modo migliore per organizzare le informazioni di attualità è attraverso i divisori di sezione. Etichetta i tuoi divisori di sezione in base ai contenuti, come "Legge amministrativa".
- Questo sistema funziona meglio se hai diversi argomenti. In caso contrario, rimarrai con uno o due divisori e non molto di un sistema organizzato.
Passaggio 3. Prova l'archiviazione numerica
Questo tipo di sistema di archiviazione è ideale per i file che contengono date o numeri. Ad esempio, se si dispone di fatture, ricevute, eventi datati, ecc., il sistema numerico può rendere un sistema facile da individuare nuovamente. Puoi anche considerare l'etichettatura del mese e dell'anno per questa opzione. Per coloro che lavorano in un ambiente che utilizza la numerazione per documenti come cartelle cliniche, documenti legislativi, casi giudiziari, ecc., la numerazione è un metodo di recupero utile.
- Utilizzare questo sistema solo se si ha familiarità con la visualizzazione di più numeri e se è possibile recuperare informazioni da questi numeri.
- Segna sulle schede di archiviazione i numeri o le date e organizza in base al valore numerato. Inizia con "1" e fai aumentare il valore dei seguenti numeri.
- Se stai archiviando con mesi, inizia con gennaio e spostati, in ordine, fino a dicembre. Beneficerai dei divisori di sezione per ogni mese.
Passaggio 4. Utilizzare la codifica a colori
Questo è ottimo per l'archiviazione creativa ed è particolarmente efficace per chi ha un buon richiamo visivo. Può aiutare a fare riferimenti incrociati a soggetti diversi in base alla codifica a colori. È possibile codificare a colori una qualsiasi delle tecniche di archiviazione sopra menzionate. Puoi anche utilizzare una combinazione di sistemi di organizzazione abbinando i codici colore a un altro sistema.
- Uno dei modi più semplici per aggiungere colore al tuo metodo di riempimento stabilito è usare gli evidenziatori. Puoi acquistare una varietà di confezioni di evidenziatori da qualsiasi negozio di forniture per ufficio.
- Un altro modo per implementare la codifica a colori consiste nell'utilizzare una varietà di cartelle colorate.
Passaggio 5. Utilizzare un sistema di frequenza
Funziona bene per gli elementi che usi sempre, ma non dovrebbe essere un sistema autonomo. Ha bisogno di alimentarsi con un altro sistema, per esempio il sistema alfabetico. Aggiungi le informazioni utilizzate di frequente a uno spazio raggruppato nell'area di archiviazione in modo che possa essere recuperato rapidamente, ad esempio nella parte anteriore di un cassetto dell'archivio.
Dovrai stare attento a non disorganizzarti usando questo sistema. Tenere in primo piano il progetto su cui stai lavorando non sempre garantirà un'organizzazione efficiente
Metodo 3 di 3: Mantenimento di un sistema organizzato
Passaggio 1. Archivia immediatamente i documenti
Un modo per garantire che il sistema di archiviazione funzioni in modo efficiente è archiviare la carta durante l'elaborazione. Il sistema di archiviazione non funzionerà se rimandi i documenti di archiviazione. Prendere l'abitudine di archiviare documenti aiuterà anche la produttività e il flusso di lavoro.
Passaggio 2. Mantieni aggiornato il tuo spazio
Ogni due mesi dovresti esaminare il tuo sistema di archiviazione e fare una breve ricerca. Non sei obbligato a rivedere tutti i tuoi documenti come hai fatto per l'organizzazione iniziale. Controlla tutti i file e assicurati che tutto sia organizzato e nel posto giusto.
Dopo i primi mesi potresti anche riflettere se il sistema che scegli funziona per te
Passaggio 3. Pulisci il tuo spazio
Una volta all'anno dovresti fare una pulizia più ampia del tuo spazio di lavoro. Potresti avere alcuni file che usi regolarmente, ma ora dovresti esaminare gli altri file che usi di meno. Apri i file che usi di meno e leggi tutti i tuoi documenti per vedere se ci sono scartoffie inutili.
Estrarre tutti i file e pulire lo schedario con un panno umido per rimuovere l'accumulo di polvere
Suggerimenti
- Questi principi possono essere applicati anche a raggruppamenti di archivi informatici o di altro tipo.
- Utilizza un indice per i file non posizionati in ordine alfabetico. Questo dovrebbe essere disposto in ordine alfabetico in modo da poter individuare rapidamente i file in entrambi i modi. Metti questo indice all'inizio del file.
- Inizia eliminando e ordinando le pile di fogli e usa i post-it per ordinare in categorie e poi in sottocategorie.
- È utile avere un file vario per gli elementi che non si adattano perfettamente a nessun altro.
