Come dice il proverbio, "una scrivania disordinata è un segno di una mente disordinata". Mantenere il tuo spazio di lavoro pulito e organizzato può avere un enorme effetto sulla tua produttività, concentrazione e capacità di trovare tutto ciò di cui hai bisogno. Potresti essere sorpreso di quanto sarai in grado di lavorare in modo più efficiente dopo aver ripulito una scrivania in disordine. Tutto ciò di cui hai bisogno è un po' di tempo, la disciplina per buttare via gli oggetti non necessari e un sistema per assicurarti che tutto sia al suo posto.
Passi
Parte 1 di 3: liberare la scrivania
Passaggio 1. Inizia da zero
La riorganizzazione sarà più semplice se inizi con una scrivania vuota. Cancella tutto dalla parte superiore. Rimuovi gli oggetti dai cassetti (se li hai). Tieni tutto insieme su un tavolo separato o sul pavimento in modo da poterlo esaminare in seguito. Una volta eliminato il disordine iniziale, sarai in grado di valutare esattamente come vuoi che appaia la tua scrivania.
Probabilmente ci vorrà molto più tempo per esaminare la tua scrivania un oggetto alla volta alla ricerca di cose da buttare via
Passaggio 2. Pulisci la scrivania dentro e fuori
Approfitta del fatto che la tua scrivania è chiara e sfrutta l'opportunità per darle una buona pulizia. Spolvera e pulisci la scrivania con un detergente multisuperficie. Tratta le macchie persistenti e lucida i graffi sulle scrivanie di legno. La tua scrivania sembrerà nuova di zecca quando avrai finito.
Assicurati che tutto sia stato rimosso dalla scrivania prima di iniziare a pulire. Altrimenti, dovrai pulire il disordine esistente
Passaggio 3. Getta via gli oggetti vecchi e non necessari
Prendi la spazzatura che hai rimosso dalla scrivania e dividi tutto in due pile: una per le cose da buttare e un'altra per le cose che intendi tenere. Sii severo con le tue scelte. Sbarazzati del maggior numero possibile di oggetti non importanti finché le tue cose non saranno ridotte allo stretto necessario. In questo modo sarà più facile tenere il passo con tutto.
- Le persone spesso sviluppano attaccamenti a cose che non usano e che non hanno alcun beneficio per loro. Lasciare andare gli oggetti inutilizzati può darti un po' di tranquillità una volta che hai finito.
- Non dimenticare di gettare la spazzatura che trovi mentre pulisci la scrivania. Questo può spiegare gran parte del disordine.
Passaggio 4. Aggiorna il tuo spazio
Dai un'occhiata intorno alla tua scrivania per tutto ciò che non è più attuale. Ciò può includere calendari obsoleti, posta con risposta e senza risposta e persino vecchie foto. Trova nuovi sostituti per questi oggetti. Butta via gli oggetti scaduti o mettili in magazzino. Tutto sulla tua scrivania dovrebbe essere nuovo e pronto per l'uso in futuro.
Va bene aggrapparsi a cose che hanno un valore affettivo. Se hai una vecchia foto, un regalo o un ricordo che vuoi conservare, riponilo in un posto sicuro e tieni la scrivania libera per l'uso previsto
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Parte 1 Quiz
Perché dovresti svuotare completamente la tua scrivania prima di riorganizzarla?
Puoi pulire la scrivania in modo più accurato.
Hai parzialmente ragione! Questa è un'ottima opportunità per dare una buona pulizia alla tua scrivania. Utilizzare un detergente multisuperficie per rimuovere la polvere e lucidare eventuali graffi nel legno. Tuttavia, ci sono più motivi per svuotare subito la tua scrivania. Riprova…
Puoi esaminare i tuoi oggetti e scartare ciò che non ti serve.
Chiudere! Dopo aver rimosso tutti i tuoi effetti personali dalla scrivania, setacciali e scegli solo ciò di cui hai effettivamente bisogno. Butta via calendari obsoleti, penne secche, vecchie ricevute e qualsiasi altra spazzatura che ingombra la tua scrivania. Tuttavia, ci sono ancora più motivi per iniziare con una lavagna pulita. Riprova…
Puoi iniziare da zero un nuovo metodo organizzativo.
Riprova! È più facile immaginare un nuovo metodo organizzativo se stai guardando una lavagna vuota. Cancella tutto in modo da poter vedere esattamente quanto spazio stai lavorando. Tuttavia, ci sono ancora più motivi per ripulire completamente la tua scrivania. Clicca su un'altra risposta per trovare quella giusta…
Tutti i precedenti
Sì! Puoi svolgere tutte queste attività quando inizi pulendo completamente la scrivania. Questo è il modo migliore per assicurarti che la tua scrivania sia più pulita e funzionale quando hai finito. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.
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Parte 2 di 3: riordinare la scrivania
Passaggio 1. Modifica la configurazione della tua scrivania
Ora che è il momento di iniziare a rimettere le cose sulla tua scrivania, non limitarti a rimettere tutto dov'era. Pensa a nuovi modi in cui potresti riordinare la tua scrivania per sfruttare lo spazio che hai. Potresti semplicemente "rispecchiare" la tua scrivania rimettendo le cose sul lato opposto o scegliere nuove posizioni per ogni pezzo individualmente. Elaborare un layout accattivante che ti aiuterà a rimanere interessato mentre lavori.
- Riorganizzare gli oggetti sulla scrivania è una piccola modifica che aiuterà comunque a spezzare la monotonia di vedere sempre le stesse cose negli stessi posti quando ti siedi per lavorare.
- In Cina esiste un'intera arte dedicata a cambiare il posizionamento degli oggetti di uso quotidiano. È noto come feng shui e ha dimostrato di essere molto psicologicamente terapeutico.
Passaggio 2. Fai scorta di nuove forniture
A corto di carta, penne a inchiostro o graffette? Visita un negozio di forniture per ufficio e prendi del materiale per riempire la tua scrivania. Porta con te un elenco in modo da non dimenticare le basi o utilizzare il telefono per l'elenco. Concentrati sulle cose che usi molto e tendi a passare rapidamente. Quando sarà il momento di andare al lavoro, sarai rifornito di tutto l'essenziale di cui hai bisogno.
Anche se il tuo posto di lavoro fornisce forniture per ufficio, tenere alcune delle tue cose a portata di mano (come il tipo di penna preferito) può farti sentire più a tuo agio
Passaggio 3. Disporre gli oggetti in modo sensato
Una volta che hai un'idea di come vuoi che sia il layout della tua nuova scrivania, posiziona i tuoi effetti personali in modo da massimizzare la produttività eliminando il potenziale disordine. Riserva il centro della scrivania per il tuo computer, ad esempio, mantenendo strumenti e documenti importanti a portata di mano. Questo non solo renderà più facile il lavoro, ma ti impedirà anche di dover cercare le cose perché saranno sempre nel punto più logico.
La tua intuizione di solito sarà la tua migliore guida per dirti dove dovrebbe andare un oggetto. Se cerchi istintivamente una certa cosa in un determinato luogo, questo è probabilmente il posto migliore dove andare
Passaggio 4. Aggiungi un tocco di stile
L'obiettivo è una scrivania pulita e organizzata, ma ciò non significa che debba essere noiosa. Aggiungi alcuni tocchi decorativi alla tua scrivania per darle un po' di personalità. Un paio di foto incorniciate, una piccola statua o una divertente tazza di caffè possono ravvivare il tuo spazio e farlo sentire più come a casa.
- Se lavori in un cubicolo o in un ufficio, porta alcuni oggetti da casa per combattere l'atmosfera squallida del posto di lavoro.
- Raccogli immagini e messaggi di ispirazione per mantenerti motivato a lavorare sodo.
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Parte 2 Quiz
Come riordinare gli articoli sulla scrivania per la massima efficienza?
Rimetti tutto nello stesso posto in modo da poter trovare facilmente ogni elemento.
No! Anche se pensi che il tuo layout precedente fosse abbastanza efficiente, riorganizzare la tua scrivania può aiutare il tuo cervello a sentirsi più impegnato. Se cambi l'ambiente in cui ti trovi, il tuo lavoro sarà più fresco. Clicca su un'altra risposta per trovare quella giusta…
Scegli nuove posizioni per ogni articolo a seconda della frequenza con cui lo usi.
Destra! Scegli nuove posizioni per ogni articolo. Tieni gli strumenti che usi frequentemente a portata di mano. Altri oggetti che non fanno parte delle tue attività quotidiane possono essere più lontani o nascosti nei cassetti. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.
Scegli nuove posizioni per ogni articolo a seconda di quanto ti piace.
Non necessariamente! Questo non è il metodo più produttivo per organizzare la tua scrivania. Tuttavia, è importante tenere alcune cose sulla scrivania solo perché ti piacciono. Una piccola pianta, una foto incorniciata o una citazione motivazionale aggiungeranno personalità e gioia al tuo spazio di lavoro. Riprova…
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Parte 3 di 3: Promuovere l'efficienza
Passaggio 1. Tieni i tuoi oggetti più essenziali a portata di mano
Se ti ritrovi a raggiungere molto determinate cose, assicurati che siano accessibili. Rifletti sulla frequenza con cui raggiungi determinati oggetti sulla scrivania e disponili in ordine di importanza. Adottando questo approccio, è possibile semplificare il processo di ricerca e utilizzo di vari materiali di consumo.
- Gli utensili per scrivere, la carta da scrivere, i quaderni, i dispositivi di comunicazione e gli accessori digitali potrebbero essere tutti tenuti all'aperto o da qualche altra parte facilmente raggiungibile.
- Separare penne e matite in una tazza per tenerle insieme e pronte all'uso senza occupare troppo spazio.
- Lascia graffette e cucitrici vicino alla stampante o ovunque completi i documenti.
- Puoi risparmiare fino a un'ora al giorno riducendo al minimo il tempo necessario per cercare le cose in una scrivania disordinata.
Passaggio 2. Metti gli oggetti di uso frequente in cassetti facilmente accessibili
Le forniture non essenziali che vedono molto uso possono andare nei cassetti in modo da poterle estrarre quando sono necessarie. Riserva i cassetti superiori della tua scrivania per oggetti più grandi e cose che usi spesso ma che non devi necessariamente tenere fuori sulla scrivania.
- Ad esempio, potresti scoprire di utilizzare il tuo laptop, tablet e altri dispositivi elettronici più spesso di carta e penna per completare il tuo lavoro. In questo caso, questi materiali secondari possono essere riposti a portata di mano lasciando la scrivania libera per i tuoi dispositivi elettronici.
- Se hai molti oggetti più piccoli, acquista dei vassoi organizer per cassetti da scrivania. Si inseriscono perfettamente nei cassetti della tua scrivania e sono costituiti da sezioni a scomparti che ti consentono di mantenere tutto organizzato e visibile al posto giusto.
- Crea un elenco di priorità mentale di dove dovrebbero andare le cose nel tuo spazio di lavoro. Se usi un elemento frequentemente o è importante tenerlo aggiornato, lascialo sul desktop. Se ne hai bisogno di tanto in tanto, fissalo in un cassetto vicino. Se lo usi raramente o non sta proprio sulla tua scrivania, trova un altro posto dove tenerlo.
Passaggio 3. Conservare il disordine inutilizzato fuori mano
Tutto ciò che decidi di tenere ma di cui non hai bisogno a portata di mano sulla tua scrivania dovrebbe essere riposto altrove in modo che non si accumuli e si trasformi in disordine. Ciò include oggetti personali, snack, bevande e gadget di cui hai bisogno solo in rare occasioni. I documenti scritti dovrebbero andare in cartelle e poi in uno schedario, mentre altri materiali potrebbero dover essere riposti in un cassetto in basso o in un armadio se non è probabile che vengano utilizzati. Tieni quanto più possibile fuori dalla tua scrivania, ad eccezione delle cose che devi avere.
Cerca di prendere l'abitudine di mettere via le cose dopo averle usate. Altrimenti, hanno la tendenza ad accumularsi sul desktop o ad essere infilati in un cassetto che può riempirsi rapidamente di spazzatura
Passaggio 4. Utilizzare un vassoio per le lettere per tenere il passo con i documenti
Per facilitare lo smistamento dei documenti cartacei, investi in un vassoio per le lettere. Si tratta di contenitori superficiali a più livelli che consentono di designare ogni livello per i documenti in entrata e in uscita, nonché per la posta con risposta e senza risposta. Limitando i tuoi materiali scritti a un vassoio per lettere, cartelle e uno schedario, eviterai che lo spazio della tua scrivania venga sopraffatto da carta sciolta.
- L'utilizzo di un vassoio della carta o di più vassoi per scopi diversi è un semplice trucco che può aiutare a eliminare la maggior parte del disordine di carta sulla scrivania.
- Prepara un vassoio per i documenti finiti/non finiti, un altro per la posta in entrata/in uscita, ecc.
Passaggio 5. Tieni sotto controllo la tua area di lavoro condivisa
Alcune persone potrebbero dover utilizzare una scrivania comune o un cubicolo divisorio mentre sono in ufficio, oppure la tua scrivania potrebbe essere nelle immediate vicinanze di altre, lasciandoti con una quantità limitata di spazio. Puoi comunque adottare misure per domare uno spazio condiviso.
- Innanzitutto, assicurati che ci siano confini chiari per distinguere ciò che appartiene a dove. Quindi, puoi iniziare a organizzare la tua sezione per massimizzare l'ordine e l'efficienza.
- Etichetta i tuoi materiali personali e tienili vicino a dove ti siedi. Identifica quali sono i tuoi documenti e ordinali in cartelle di file individuali e da lì in cassetti o vassoi della carta.
- Avere un luogo designato per le forniture condivise in modo che il disordine estraneo non si riversi nella tua zona.
- Porta uno zaino o una valigetta per aiutarti a tenere sotto controllo le tue cose. Se lavori in un ambiente con spazio e spazio di archiviazione condivisi, potresti non essere in grado di tenere tutti i materiali di consumo e gli effetti personali sulla scrivania o nei cassetti vicini.
- Tieni sotto controllo l'ordinamento e la pulizia regolari per evitare che una scrivania o uno spazio di lavoro condiviso si trasformino in un disordine. Più persone concentrate nella stessa area ristretta significa più spazzatura, carte smarrite e disordine generale.
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Parte 3 Quiz
Come si può mettere ordine in uno spazio di lavoro condiviso?
Conserva i documenti importanti in una valigetta o in uno zaino, non sulla scrivania.
Simpatico! Poiché potresti avere poco spazio in una scrivania condivisa, è una buona idea tenere con te i documenti essenziali. Se è in una valigetta o in uno zaino, puoi trovarlo facilmente e non devi preoccuparti che qualcun altro lo smarrisca. Continua a leggere per un'altra domanda del quiz.
Mantieni i tuoi materiali di consumo separati ed etichettati in modo che altri non li usino.
Non proprio! In una situazione di scrivania comune, spesso ha senso condividere le forniture per risparmiare spazio. Se tutti hanno un portapenne separato, occuperà molto spazio. Se c'è un tipo specifico di penna o evidenziatore che ti piace, tienilo con te invece di riporlo sulla scrivania. Scegli un'altra risposta!
Crea un sistema di archiviazione per i documenti di tutti.
Non esattamente! Usa cartelle per documenti e vassoi carta per tenere separati i tuoi documenti dal resto. Altrimenti, è facile per un collega prendere la tua copia per errore. C'è un'opzione migliore là fuori!
Pulisci solo la tua area dell'area di lavoro.
Non necessariamente! Sfortunatamente, negli spazi di lavoro condivisi, c'è più disordine e meno responsabilità. Potrebbe valere la pena fare più della tua giusta quota di pulizia per mantenere un ambiente di lavoro produttivo per te stesso. Clicca su un'altra risposta per trovare quella giusta…
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Suggerimenti
- Assicurati che la sedia per la tua scrivania sostenga la tua schiena. Non avere una buona postura può effettivamente influire sulla salute e sull'umore.
- Sviluppa un sistema di archiviazione in modo da sapere sempre cosa è finito, cosa deve essere fatto e cosa può essere buttato via. Organizzare i progetti in base al loro livello di importanza e completamento.
- Riduci al minimo gli oggetti personali e le altre decorazioni se stai organizzando la tua scrivania al lavoro. Più cose hai sulla scrivania, più caotico sarà il tuo campo visivo.
- Tieni un cestino vicino alla scrivania per gettare immediatamente la spazzatura. Se lo rimandi, può accumularsi.
- Acquista e usa semplici scatole di immagazzinaggio per aiutare con l'overflow. Alcuni oggetti potrebbero dover essere tenuti a portata di mano ma fuori mano. Questi possono andare sotto o accanto alla tua scrivania o in un'altra parte della stanza.
- Etichetta i cassetti in modo da sapere dove si trova tutto in modo da non dover cercare ogni volta che hai bisogno di qualcosa.
- Se non hai abbastanza spazio per una lampada sulla scrivania, usa una lampada a clip.
- Se sei un tipo furbo, prova a creare i tuoi ausili per l'organizzazione della scrivania con materiali unici e personalizzati.
- Elimina più distrazioni che puoi. Questo ti aiuterà a rimanere organizzato anche mentalmente.
- Acquista un raccoglitore, una perforatrice e un pacchetto di divisori per tenere in ordine determinati fogli.
- Cerca di avere una risma di carta o un blocco per appunti nel caso avessi bisogno di scrivere qualcosa.
- Se hai un computer alla scrivania, potresti voler organizzare i tuoi file. Inoltre, considera la pulizia dell'interno del desktop e del laptop.
Avvertenze
- Assicurati di ricordare dove hai messo tutto. Se hai molti strumenti, gadget e file di cui tenere traccia, prendi nota di dove dovrebbe andare tutto nella tua scrivania per aiutarti a rimanere organizzato.
- Uno spazio di lavoro affollato può bloccare la produttività. Mantienilo semplice e lavorerai in modo più efficiente.
