Uno Statement of Work (SOW) è un documento (e, di solito, un contratto legale) che formalizza l'intesa tra un appaltatore e un cliente. Per ogni progetto, il SOW specifica i servizi specifici da fornire (di solito suddivisi in attività separate da svolgere), il tempo in cui tali attività e servizi devono essere eseguiti, l'importo e le scadenze per il pagamento. Il suo scopo fondamentale è fungere da tabella di marcia per il progetto e documentare le aspettative delle parti. Dovrebbe essere una descrizione chiara e in inglese semplice di "Perché", "Chi", "Cosa", "Come", "Quando", "Dove" e "Quanto?"
Passi
Metodo 1 di 2: seguire le linee guida generali
Passaggio 1. Scrivere il SOW prima di iniziare il lavoro
Il SOW viene solitamente creato dopo il completamento delle trattative contrattuali principali, ma prima dell'inizio di qualsiasi lavoro su un progetto. A volte, tuttavia (in particolare con progetti urgenti), le trattative possono continuare dopo che il lavoro è iniziato e il SOW non è finalizzato fino a quando il progetto non è ben avviato.
Passaggio 2. Ricerca il formato SOW richiesto
Non esiste un unico SOW standard poiché diversi settori e progetti hanno risultati e flussi di lavoro diversi. Un buon SOW è un SOW personalizzato.
Passaggio 3. Fallo bene la prima volta
Sebbene il SOW originale di solito non venga rivisto, per modificare i termini del SOW viene in genere utilizzato un accordo collaterale separato chiamato Ordine di cambiamento. È una buona idea includere un modulo Ordine di cambiamento vuoto con il SOW. Tieni presente che gli Ordini di cambiamento possono aumentare il costo del progetto. Un SOW ben scritto può aiutare a ridurre la necessità di un Ordine di cambiamento. Nessun cliente vuole trovarsi in una posizione in cui le sue aspettative specifiche non vengono documentate, il che può portare a ritardi, aumento dei costi totali o insoddisfazione.
Metodo 2 di 2: padroneggiare lo stile e le specifiche nei SOW
Passaggio 1. Includere l'obiettivo
Questa sezione risponde alla domanda "Perché?" È una panoramica di alto livello del progetto e dei suoi obiettivi. Le descrizioni generali sono accettabili quando si redige questa "vista dall'alto" del progetto, ma evitare un linguaggio che potrebbe essere interpretato in più di un modo. Essere chiaro; descrivere obiettivi misurabili e realizzabili che realisticamente possono essere raggiunti nel lasso di tempo specificato.
Passaggio 2. Includere una discussione sull'ambito
Questa sezione fornisce una dichiarazione definitiva (nessuna opzione o alternativa) del "Cosa?" e come?" Qual è il lavoro? Come sarà realizzato? O, spesso, cosa NON è il lavoro e cosa NON sarà realizzato. Quali sono le ipotesi? Quali risultati finali (articoli che il contraente presenta a un cliente per la revisione e l'approvazione) vengono prodotti? Cosa, a parte i risultati finali, deve accadere a livello amministrativo (gestione del progetto) in termini di report sui progressi, monitoraggio dei tempi e altre comunicazioni.
Passaggio 3. Aggiungi posizione, se possibile
Questa sezione facoltativa descrive dove verrà eseguito il lavoro (se pertinente).
Passaggio 4. Includi un intervallo di tempo
Questa sezione facoltativa specifica il tempo totale consentito per il completamento del progetto, le ore massime fatturabili per periodo di tempo e i tempi specifici per le revisioni formali o altre pietre miliari del progetto.
Passaggio 5. Stabilire la pianificazione
Questa sezione indica quali attività devono essere completate entro quale data/ora e chi è responsabile per farlo accadere. Le descrizioni delle attività e dei risultati (soprattutto i risultati finali) dovrebbero essere dettagliate, non ambigue e dirette, in modo da essere facili da capire. Oltre ai risultati finali, la pianificazione potrebbe contenere voci per i test di garanzia della qualità, i test per i consumatori e i rapporti sui progressi.
- Anche se il programma dovrebbe essere specifico, non concentrarti sul "come" poiché ciò può mettere troppi ostacoli al completamento del progetto. È sufficiente una descrizione di base della metodologia richiesta da utilizzare.
- Il Programma spesso include i dettagli dei criteri di accettazione (per misurare la qualità del risultato) e le tappe di pagamento (di solito dopo l'accettazione dei risultati chiave), sebbene questi possano essere descritti in una sezione diversa e separata.
Passaggio 6. Includere una sezione sull'accettazione
Questa sezione descrive il meccanismo con cui le parti determineranno se il prodotto o il servizio è accettabile. I criteri possono variare da standard di qualità misurabili a un determinato numero di prove, ma in ogni caso devono prestarsi a valutazioni oggettive.
Passaggio 7. Specificare gli standard
Questa sezione descrive tutti gli standard di settore che devono essere soddisfatti per adempiere al contratto. Piuttosto che riprodurre fisicamente gli standard di settore nel SOW, è sufficiente fare riferimento in modo specifico a una serie di standard.
Passaggio 8. Includere eventuali requisiti per la forza lavoro
Questa sezione specifica eventuali requisiti speciali della forza lavoro, ad esempio il numero di dipendenti che lavorano al progetto, i requisiti di istruzione (diplomi o certificazioni).
Passaggio 9. Annota il prezzo
Questa sezione risponde alla domanda "Quanto?" Il pagamento è una quota fissa? Come vengono calcolate le spese/costi? Il pagamento sarà effettuato in un'unica soluzione o a rate? Qual è il calendario dei pagamenti? Ci sono tappe di pagamento?
Passaggio 10. Includere eventuali ipotesi
La maggior parte dei progetti è permeata da varie incognite, per le quali le parti devono fare una serie di ipotesi. In sostanza, le ipotesi sono le condizioni che l'appaltatore si aspetta che esisteranno per completare il progetto in conformità con i termini del SOW. Ad esempio, il contraente potrebbe presumere che ai suoi dipendenti venga concesso l'accesso alla rete informatica del cliente per installare il software consegnabile. La sezione Presupposti dovrebbe identificare quante più ipotesi possibili e stabilire un piano di emergenza o le conseguenze nel caso in cui le ipotesi falliscano.
Passaggio 11. Includere i parametri per Project Management
Questa sezione descrive il processo per monitorare lo stato di avanzamento del progetto. Includere elementi come: riunioni settimanali, rapporti sullo stato regolari, rapporti sui progressi regolari e riunioni del team di gestione del progetto. Questa sezione è anche un buon posto per descrivere eventuali obblighi aggiuntivi che potrebbero derivare dal progetto, come la manutenzione e la riparazione dopo la progettazione e/o installazione iniziale.
Suggerimenti
- Se applicabile, di solito è nell'interesse del cliente trattenere una parte del pagamento finale fino a quando tutti i risultati non verranno mostrati funzionare insieme.
- In generale, un SOW ben redatto non dovrebbe fare riferimento a documenti esterni (a parte gli standard di settore).
- Assicurati di catturare tutte le promesse fatte durante le presentazioni di vendita e le negoziazioni contrattuali nel tuo SOW prima che il progetto abbia inizio.
- Nel dettagliare la pianificazione, utilizzare un linguaggio di calendario che consenta una certa flessibilità. Ad esempio, "due mesi dopo X, Q. A. il test sarà completato ", piuttosto che "Il 5 giugno, Q. A. i test saranno completati”. Ciò consente al progetto di procedere senza intoppi (senza Ordini di cambiamento) qualora si verificasse un ritardo all'inizio del processo.
- Il SOW può essere designato come "Riservato". In caso affermativo, il SOW dovrebbe contenere una breve sezione che descriva le conseguenze (di solito una sanzione pecuniaria fissa) per qualsiasi violazione della riservatezza.
