Un memo, o memorandum, è un messaggio su misura per un pubblico specifico per informarlo di qualcosa. I promemoria sono un documento di ufficio generale, quindi possono coprire un'ampia varietà di argomenti ed essere distribuiti in copie cartacee, via fax o via e-mail. In genere, la formalità del tuo promemoria dipende dall'organizzazione per cui lavori e dalla natura legale dell'argomento. Un promemoria per la ristrutturazione di un edificio è generalmente quello di informare inquilini, dipendenti, proprietari o lavoratori di una ristrutturazione necessaria che influirà sul loro ambiente. Scopri come scrivere un promemoria per le ristrutturazioni edilizie.
Passi
Passaggio 1. Richiedere copie dei memorandum precedenti
Puoi farti un'idea del tono e della formalità della tua organizzazione guardando esempi di avvisi passati. Chiedi al tuo superiore di fornire solo quei campioni di cui è stato soddisfatto.
Passaggio 2. Ottenere copie delle informazioni di contatto per tutti coloro che sono interessati da questo memo
Dovrai inviare una copia a ciascuna delle parti e potrebbero essere necessari alcuni giorni o settimane per ottenere tutti gli indirizzi o le e-mail necessari.
Passaggio 3. Raccogliere tutti i dati necessari per dimostrare la necessità di una ristrutturazione dell'edificio
Se un consiglio abitativo o condominiale ha approvato una mozione che approva i lavori di ristrutturazione, chiedi una copia della mozione, in modo che possa essere richiesta o distribuita. Più grande è la ristrutturazione, più prove avrai bisogno.
Passaggio 4. Stabilire le scadenze
Per importanti lavori di ristrutturazione, potresti voler inviare il promemoria con largo anticipo in modo che possano fare le sistemazioni necessarie. Se la ristrutturazione è dell'ultimo minuto, decidi la data e l'ora in cui avverrà, compreso il tempo in cui le persone potranno sistemarsi.
Passaggio 5. Scrivi una bozza del tuo promemoria
Qualsiasi pezzo di scrittura aziendale viene utilizzato per convincere il lettore di qualcosa. Sotto i titoli, crea una bozza che includa l'argomento del promemoria, la descrizione, le scadenze e le date, la prova e le informazioni di contatto per un follow-up.
Passaggio 6. Struttura il tuo promemoria
Usa il logo e la struttura dell'azienda, se si tratta di un promemoria prodotto con il nome di un'azienda. Di seguito sono riportate le linee guida per la formattazione di un memo:
- Inserisci il nome del destinatario nell'angolo in alto a sinistra del documento di elaborazione testi. Può essere un nome generico o specifico, ma dovrebbe essere facilmente riconoscibile, in modo che la persona sappia che il promemoria di ristrutturazione dell'edificio si riferisce a loro.
- Quindi, digita la persona, le persone o l'azienda che sta scrivendo il promemoria. Se stai scrivendo il promemoria per un dipartimento o un'azienda, potresti dover richiedere l'approvazione prima di inviare il promemoria a nome di qualcun altro.
- Metti la data qui sotto. I promemoria dovrebbero essere prodotti abbastanza rapidamente, perché di solito chiedono a qualcuno di prendere nota di qualcosa in modo tempestivo.
- Scrivi l'oggetto della nota di ristrutturazione edilizia, utilizzando le migliori parole descrittive possibili. Ad esempio, invece di scrivere "Oggetto: ristrutturazioni edilizie", scrivi "Riparazione ascensori, 30 agosto dalle 6:00 alle 8:00".
- Scrivi il corpo del messaggio. Scrivi lo scopo, perché la ristrutturazione è necessaria, perché la ristrutturazione avvantaggia il lettore e le prove necessarie, come il regolamento edilizio o le questioni di sicurezza. Sii diretto; cerca di non includere scritte che non supportano il tuo messaggio.
Passaggio 7. Includere elenchi puntati o elenchi, se necessario
È più probabile che le persone leggano memo che non sono blocchi di testo. Poiché i promemoria sono abbastanza informali, puoi creare elenchi puntati o utilizzare il testo in grassetto per evidenziare una determinata sezione della scadenza o dello scopo della ristrutturazione.
Passaggio 8. Modifica il tuo promemoria su 1 pagina
Se stai consegnando un promemoria a molte persone, il modo migliore per assicurarti che lo leggano è mantenerlo breve. Se è troppo lungo e lo scopo non è immediatamente chiaro, possono metterlo da parte finché non hanno tempo libero.
Questo non è vero per il memorandum legale e alcuni promemoria aziendali che includono rapporti di costruzione o mozioni del consiglio di amministrazione. Assicurati di sapere quanto tempo si aspetta il tuo pubblico
Passaggio 9. Prova il tuo promemoria per errori di ortografia e grammatica
Se le tue capacità di scrittura non sono forti, consegnalo a un superiore o a un collega che possa modificarlo.
Passaggio 10. Firma la lettera
Una volta approvato, dovrai firmarlo e datarlo per renderlo ufficiale. Includi le tue informazioni di contatto e le informazioni di contatto di chiunque possa indirizzare le domande in fondo al memo.
Passaggio 11. Includi gli allegati necessari
Stampa copie del promemoria e degli allegati per ciascuno dei tuoi contatti. Fissali al promemoria prima di consegnarli.
Passaggio 12. Consegna il tuo promemoria in modo tempestivo
Le persone avranno bisogno di tempo per fare piani durante i lavori di ristrutturazione, quindi cerca di fornire loro le informazioni quando vengono annunciate.
